会社の設立登記や役員変更登記の際の添付書類

平成27年2月27日から、役員の登記(取締役・監査役などの就任、代表取締役の辞任)の申請をする場合の添付書面が変わりましたので、改正以降、初めて役員改選となる会社はご注意ください。

 

本人確認証明書

新たに選任された取締役や監査役は、本人確認証明書を添付しなければなりません。

「本人確認証明書」とは、取締役や監査役の就任承諾書に記載された氏名・住所と同じの氏名・住所が記載されている市区町村長その他の公務員が職務上作成した証明書のことです。

具体的にどのようなものかというと、

運転免許証のように裏面に変更履歴等が記載される証明書のコピーを本人確認証明書とする場合は、裏面のコピーをお忘れなく。

 

新たに就任した取締役や監査役で、役員変更登記の申請書に印鑑証明書を添付している場合は、その印鑑証明書で住所・氏名を確認できるので、印鑑証明書とは別に住民票などはいりません。

なお、再任された取締役や監査役は、本人確認証明書はいりません。

 

再任とは?

再任された取締役や監査役について、本人確認証明書を不要にしたのは、「一度、その実在性が確認されている取締役等につき再度実在性の確認をする必要性が乏しい」からです。

 

株主総会で任期満了により退任した取締役が、その株主総会で監査役に選任され、就任した場合、改正当初は本人確認証明書を不要としていた法務局もあったそうですが、現在では、再任には該当しないという取り扱いで統一されているそうです。(「商業登記実務から見た中小企業の株主総会・取締役会」より)

 

議事録の記載を就任承諾書代わりにする

申請書の添付書類として、就任承諾書を添付するのではなく、役員選任の議事録の記載を就任承諾書代わりに援用することができます。

議事録の援用が認められるのは、

  • 株主総会の席上で選任された取締役や監査役が就任を承諾したことがわかるもの
  • その取締役や監査役の氏名・住所が記載されているもの

でなければなりません。

 

第1号議案 取締役2名選任の件
 議長は、取締役2名を選任する必要がある旨を述べ、その理由を詳細に説明し、総会に諮ったところ、下記のとおり選任することに可決確定した。なお、被選任者は、いずれも即時就任を承諾した。
 取締役 A (住所・・・)

 取締役 B (住所・・・)

 

もし、議事録に住所が書かれていなかったら、住所を記載し、記名押印した取締役や監査役の就任承諾書が必要になります。

 

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